1. ZAŁOŻENIA

 

Ze względu na konieczność generowania przez uczelnie dokumentów sprawozdawczych : plików JPK Sprzedaż  zostało przyjęte  założenie że modułem pośredniczącym pomiędzy systemem PROAkademia a programem Finanse Księgowość ERP (FKF) będzie program Handel, z poziomu którego można generować plik JPK Sprzedaż. Ten model współpracy programów został poniżej opisany.

 

1.1 Poglądowy schemat obiegu dokumentów

 

        

 

1.2 Opis obiegu dokumentów

 

 

 ETAP 1 – Wymiana między PROAkademią a programem fakturującym

 

Kartoteka studenta jest dodawany do systemu PROAkademia dopiero po przedstawieniu przez kandydata na studenta dokumentu opłaty  Rekrutacyjnej. 

 

A) utworzenie dokumentów sprzedażowych

 

W systemie PROAkademia użytkownik tworzy wzory płatności , wykonuje naliczenia studentom (raty czesnego i dodatkowe opłaty, poza opłatą rekrutacyjną ), przyjmuje wpłaty na konkretne naliczenia oraz robi korekty, bonifikaty i upusty. Takie operacje są przesyłane do systemu  Symfonia ERP za pomocą funkcji eksportu. Funkcja ta uzupełnia dodatkowe tabele informacjami, które są pobierane i przetwarzane dalej przez program  Symfonia ERP. 

 

Z programu Symfonia Handel (HMF) użytkownik wywołuje raport, który na podstawie tabel NALICZENIA oraz POZYCJE NALICZENIA automatycznie tworzy dokumenty w programie fakturującym (HMF).  Raport ten będzie łączy się z ww. tabelami w systemie PROAkademia.

Po połączeniu do tabel odczytywane są kolejne rekordy (z statusem oznaczającym, iż dane rekordy nie zostały przetworzone).  Na podstawie rekordów w tabelach są tworzone dokumenty sprzedaży (typ dokumentu ustawiany w konfiguracji po stronie Symfonii).

 

Jeden dokument sprzedaży jest tworzony dla jednego rekordu POZYCJI NALICZENIA. Okres wystawienia dokumentu jest pobierany na podstawie pola 'data wykonania usługi'.

Dokumenty są wystawione na studenta lub firmę- w zależności czy za studenta będzie płacić firma zewnętrzna lub on sam. Informacje o płatniku są zawarte w  Symfonii Handel przy danych studenta i  wymagają uzupełnienia przez użytkownika przed wygenerowaniem dokumentów  (lub ręczną poprawę dokumentów po wygenerowaniu). 

W przypadku braku studenta w systemie fakturującym zostanie on dodany do kartoteki kontrahentów.

 

Po wygenerowaniu dokumentu, w rekordach na podstawie których został wygenerowany dokument w tabeli POZYCJI NALICZENIA  zmienia się status na przetworzone. 

 

 

B) rozliczenie dokumentów sprzedażowych

 

Równolegle z etapem dokumenty rozliczające naliczenia przesyłane są przez PROAkademię do tabeli ROZLICZENIA oraz POZYCJE ROZLICZENIA.

 

W systemie Handel użytkownik wywołuje raport umożliwiający pobranie rozliczeń dla wcześniej przesłanych dokumentów sprzedażowych. 

 

Raport sprawdza tabelę POZYCJE ROZLICZENIA w systemie PROAkademia i odczytuje nieprzetworzone rekordy (pole status). Na podstawie rekordów generuje odpowiednie  dokumenty (WB, KP) rozliczające dokumenty sprzedażowe. Powiązanie naliczenie i rozliczenia wykonuje się na podstawie pola id_naliczenia zawartego w obydwu tabelach (POZYCJE  NALICZENIA i POZYCJE  ROZLICZENIA).   

Po stworzeniu dokumentów zostanie uaktualniony status rozliczenia w tabeli POZYCJE ROZLICZENIA.

 

Opłata REKRUTACYJNA nie jest opłatą rejestrowaną na koncie studenta w systemie PROAkdemia. Wpłata ta jest księgowana na kontrahencie  REKRUTACJA

 

ETAP 2 – Przesłanie dokumentów i rozliczeń do Symfonia Finanse i Księgowość 

 

Przed wykonaniem etapu 2 niezbędne jest ustawienie integracji między programem Symfonia Handel, a programem Symfonia Finanse i Księgowość:

Dla poprawnego ustawienie dekretacji potrzebne będą dodatkowe dane z systemu ProAkademia tj.:

System Symfonia Handel  synchronizuje konto z kartoteką towaru- konto z PROAkdemii określa rodzaj operacji pod którą będzie ona księgowana w FK, do danego numeru konta dopasowana będzie kartoteka towarowa. 

 

Użytkownik zaznacza dokumenty sprzedażowe w programie Handel. Następnie wybiera operację eksportu danych do programu Finanse i Księgowość. Po wykonaniu operacji dokumenty sprzedażowe zostają utworzone w buforze wraz z dekretacją na odpowiednie konta. Na kontach studentów/firm powstają nieuregulowane zobowiązania(Rozrachunki).

W programie Handel  dokumenty zostają oznaczone jako wyeksportowane.

 

Następnie eksportowane są rozliczenia w podobny sposób.

Utworzone dokumenty zawierają odpowiednią dekretację zgodną z dekretacją dokumentu sprzedażowego (tj konto kontrahenta z dokumentu sprzedażowego oraz konto wyciągu, kasy ustawione w konfiguracji po stronie Symfonii). Tworzone dokumenty również rozliczają nierozliczone zobowiązania powstałe na kontach rozrachunkowych.

 

2. PRZYGOTOWANIE DANYCH W PROAKADEMII

 

2.1 Rozliczanie studentów 

 

Na diagramie widać, że centralnym punktem programu jest kartoteka studentów. Wszystkie dokumenty jak i czesne (raty) studenta są z nią powiązane. Spłaty natomiast zawierają informację jak kwota z wybranego dokumentu została rozksięgowana na jakie raty czesnego. Aby można było eksportować dane do symfonii muszą być uzupełnione dane w systemie PROAkademia.  

 

   

 

W pierwszej kolejności należy  wygenerować opłaty (raty czesnego) oraz inne opłaty występujące na uczelni studentom. Generacja opłat jest operacją masową lub indywidualna w tym celu korzysta się z wcześniej przygotowanych wzorów płatności w których jest zawarta informacja o terminie płatności, kwocie do zapłaty, koncie księgowym, walucie płatności. Przygotowane opłaty generowane są za pomocą funkcji „Generuj opłaty”.

Generacja opłat odbywa się z sekcji Płatności po wywołaniu spod przycisku Funkcje Generuj Opłaty lub Generuj jeden wpis. Wybór odpowiedniej funkcji uzależniony jest od konfiguracji wariantu płatności, który chcemy generować. Poniżej przedstawione jest okno kreatora zawierające filtry służące do zawężania grupy studentów. Wygląda ono tak samo zarówno dla funkcji Generuj opłaty jak i dla funkcji Generuj jeden wpis.

 

      

 

Po wybraniu odpowiednich filtrów poprzez naciśniecie przycisku Lista przechodzi się na okno z listą wybranych studentów. Istnieje na nim jeszcze możliwość odznaczenia wybranych pozycji. Kolejnym krokiem jest naciśnięcie przycisku Warunki i przejście do okna z wyborem wzoru płatności.

 

 

 

Po wyborze odpowiedniego wzorca na liście pokażą się zdefiniowane raty danej opłaty. Poniżej listy rat znajdują się pola do konfiguracji dokumentu, jakim zostaną naliczone opłaty. Numeracja dokumentów jest domyślnie automatyczna, ale jeśli zachodzi taka potrzeba można zaznaczyć pole numeracja ręczna i samodzielnie nadać odpowiedni numer. Wygenerowane raty należy wyeksportować do Symfonii za pomocą funkcji „Eksport do FK” dostępnej w module Czesne / Dokumenty umieszczonej na pasku funkcji.

 

 

 

Wyeksportowane dane płatności  znajdują się w tabeli NALICZENIA, która zawiera informacje o dokumentach naliczających studenta oraz w POZYCJE NALICZENIA w której zawarte są informacje o pozycjach dokumentów naliczających. 

 

 

Operacje na opłatach 

 

PROAkademia pozwala na przyjmowanie wpłat od studentów na poszczególne opłaty dokumentami typu wyciąg bankowy, kasa przyjmie i przeksięgowanie opłaty. Ponadto programie można wykonywać korekty naliczeń, bonifikaty i umorzenia. Księgowanie wpłat od studentów dostępne jest pod funkcją „Wpisywanie z rozksięgowaniem” dostępnej pod przyciskiem „Funkcje” dostępnej na „Przeglądaniu dokumentów w module Czesne / Dokumenty. Na oknie należy określić jaki typ dokumentu będzie księgowany (KP,WB), następnie wyszukać studenta, dla którego tworzony jest dokument, wskazać naliczenie lub naliczenia dla księgowanego dokumentu, wprowadzić kwotę dokumentu i wykonać funkcję „Oblicz” program zaksięguje dokument zgodnie z wskazaniami użytkownika, a funkcja Następny zatwierdza dokument.

 

 

 

 

Dane o dokumentach zaksięgowanych należy wyeksportować do programu Symfonia za pomocą funkcji „Eksport do FK” opisanej powyżej. Dokument raz wyeksportowany nie zostanie ponownie wyeksportowany pilnują tego odpowiednie mechanizmy. Informacje o dokumentach zaksięgowanych wyeksportowanych do Symfonii dostępne są w odpowiednich tabelach:

• ROZLICZENIA - tabela zawiera wszystkie dokumenty rozliczające.

• POZYCJE ROZLICZENIA - tabela zawiera pozycje dokumentów rozliczających.   

 

 

 

3 REALIZACJA WYMIANY DANYCH

 

3.1 Wywołanie 

 

Integrator między PROAkademią, a programem fakturującym  wywoływany jest spod prawego przycisku myszy w kartotece dokumentów sprzedaży w programie fakturującym.

      

 

 

 

 

3.2 Konfiguracja

 

A)Ustawienia dokumentów płatności

 

 

 

Na formatce określamy rejestr typ oraz serię dokumentów płatności, schemat księgowania dla poszczególnych operacji płatności w PROAkademii:

B) Ustawienia dokumentów sprzedaży

 

 

Na formatce określamy rejestr płatności typ oraz serię dokumentów sprzedaży, schemat księgowania dla poszczególnych operacji naliczających w PROAkademii:

 

C) Uzgodnienie towarów

 

Na etapie konfiguracji wdrożeniowiec na podstawie tabeli SYM_KONTA_KSIEG przypisuje określone rodzaje naliczeń do kartotek towarowych w Handlu. Możliwa jest synchronizacja z wcześniej założonym towarem lub dodanie towaru z okna synchronizacji. Uzgodnienia są przechowywane w dodatkowej tabeli w Handlu.

 

 

W przypadku, gdy nie wszystkie towary zostaną zsynchronizowane użytkownik będzie musiał zsynchronizować towar przed wczytywania dokumentu. Podczas wczytywania będą analizowane tylko te towary, które występują na dokumencie.

 

D) Uprawnienia użytkowników

 

Dla poszczególnych użytkowników systemu możemy określić rodzaj uprawnień dostępowych do modułu integracji:

3.3 Sprawdzenie poprawność danych

 

W pierwszym kroku przeprowadzane jest sprawdzenie poprawności wysłanych z PROAkademii dokumentów.

Dla dokumentów sprawdzany jest student i jeśli brakuje go w systemie, jest w tym kroku automatycznie zakładany.

Sprawdzane są również uzgodnienia towarów użytych na dokumentach.

 

Pozwala to najpierw wczytać wszystkich studentów oraz uzgodnić pozostałe kartoteki. Następnie przypisać dla studentów firmy będące płatnikiem. Po ponownym wywołaniu wczytania dokumentów będą one wystawione na firmę powiązaną z studentem.

Etap synchronizacji nadaje status 1 dokumentowi. Etap stworzenia dokumentu 2.

 

A)Ustawienie firmy będącej płatnikiem.

 

Informacja ta nie jest zawarta w systemie PROAkademia i użytkownik musi ją uzupełnić w Handlu. W przypadku jej braku dokument zostanie wystawiony na studenta.

W wymiarach analitycznych kontrahenta (studenta) przypisujemy płatnika dla danego studenta.

 

Kartoteka firmy płatnika musi być założona w Handlu.

 

3.4.Wczytanie dokumentów

 

Podczas tego etapu analizowane będą nie importowane wcześniej dokumenty z tabeli NALICZENIA (status 0,1) oraz ich pozycje z tabeli POZYCJE NALICZENIA.

 

 

Możliwe jest wczytanie dokumentów za wybrany okres.

Opcjonalnie można przesłać dokumenty dla jednego z studentów (znając jego id z systemu ProAkademia).

 

 

Przykładowy dokument:

 

 

Dokument zawiera 3 pozycje w tabeli  POZYCJE NALICZENIA

 

 

Na podstawie tabel w Symfonii tworzone są dokumenty sprzedaży. Jeden rekord z tabeli POZYCJE NALICZENIA odpowiada jednemu dokumentowi. Okres wystawianych dokumentów jest pobierany na podstawie pola  DATA WYKONANIA USŁUGI.

 

Dokument dla rekord 1

Dokument dla rekord 2

 

Dokument dla rekord 3

 

 

Po zaczytaniu dokumenty otrzymują status 2 i nie mogą być ponownie zbiorczo zaczytane.

Typ oraz seria dokumentów ustawiane są w parametrach konfiguracyjnych systemu.

 

3.5.Wczytanie rozliczenia dokumentów

 

Wczytywanie rozliczeń będzie odbywało się po wczytaniu naliczeń ( bezpośrednio z tej samej opcji).

 

Funkcja rozliczania dokumentów pozwala na zaczytanie rozliczeń wprowadzonych w programie PROAkademia dla wczytanych dokumentów naliczeń dla studenta( faktury).  

 

Rozliczenia te wczytywane są w postaci dokumentów płatności odpowiednio modyfikujących kwotę rozrachunku dla studenta ( zwiększają bądź zmniejszają kwotę do zapłaty dla studenta). Konfiguracja parametrów umożliwia rozdział na osobne typy dokumentów każdego z rozliczeń – zarówno na „+” jak i na „-” – co ułatwi późniejsze analizy rodzajów operacji oraz pozwoli w łatwy sposób przygotować rozksięgowania eksportowane potem do programu Symfonia Finanse i księgowość.

 

Po wczytaniu rozliczeń do programu są one automatycznie wiązane z odpowiednim rozrachunkiem studenta dzięki czemu mamy na bieżąco możliwość śledzić jak wygląda stan zobowiązań każdego wczytanego studenta oraz – dzięki rozbiciu na dokumenty – jak wygląda historia wystawianych dokumentów i ich rozliczeń – dostępna z poziomu zestawień programu Symfonia Handel.

 

Przykład sposobu rozliczania dokumentów po wczytaniu ich do programu:

 

 

 

 

 

3.6.Integracja między Symfonia Faktura/Handel a Symfonia Finanse i Księgowość

 

Zainstalowanie Modułu Integracji - odrębnie instalowanego bezpłatnego produktu - udostępnia następujące dodatkowe możliwości wymiany danych:

Ponieważ przesyłanie danych odbywa się bez udziału programu Finanse i Księgowość, uzgodnienia muszą być dokonane i umieszczone po stronie danych programu handlowego. Dlatego też zanim rozpocznie się proces przesyłania danych należy odpowiednio skonfigurować integrację oraz dokonać odpowiednich uzgodnień w programie Handel.

 

Integracja sprawdza poprawność otrzymanych danych, otwiera bazę Finanse i Księgowość i umieszcza dane w buforze Finanse i Księgowość. Dlatego też mechanizm integracji musi być zainstalowany na każdym stanowisku, z którego będą wysyłane dane do Finanse i Księgowość.