Moduł Handel

System enova365 należy do nowej generacji programów służących zarządzaniu przedsiębiorstwem. Przy jego tworzeniu zastosowano nowoczesną technologię Microsoft.NET. Funkcjonalnie system obejmuje dziedziny: Handel, Produkcję, Ewidencję Środków Pieniężnych, Księgowość, Księgę Inwentarzową, CRM, Windykację, Kadry Płace, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi.
 
Opis ogólny
Moduł Handel zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, obsługi wielu magazynów. Podstawowe funkcje modułu to: tworzenie kart towarowych i usługowych, definiowanie cen i tworzenie cenników, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach, wystawianie dokumentów handlowych i magazynowych. Moduł jest zintegrowany z Ewidencją Środków Pieniężnych, uzupełniającą funkcjonalność Faktur w zakresie rozliczeń z kontrahentami oraz z Ewidencją Dokumentów i rejestrem VAT.
 
Towary i usługi
Lista Towary i usługi jest zbiorem towarów i usług. Karta towaru, oprócz danych podstawowych, jak kod, nazwa, stawka VAT, jednostka miary itp. zawiera również listę kodów kreskowych, pole wyboru alternatywnej jednostki, tabelę z przelicznikami na jednostkę podstawową, listę zamienników oraz listę stron www z opisem towaru. Z poziomu karty towaru można wyświetlić listę pozycji dokumentów handlowych dotyczących tego towaru. System umożliwia definiowanie wielu rodzajów cen sprzedaży i ustalanie metod ich wyliczania w oparciu o inny rodzaj ceny. Standardowo zdefiniowane w systemie ceny są z sobą powiązane podstawowymi parametrami określanymi indywidualnie dla każdego towaru: narzut bazowy % (definiowany odrębnie dla poszczególnych cen). Zdefiniowany rodzaj ceny może być przypisany do kontrahenta, co skutkuje wybraniem odpowiedniej ceny początkowej podczas wystawiania dokumentu sprzedaży. Dla danego towaru można określać ceny indywidualne dla określonych kontrahentów.
 
Kontrahenci, urzędy i banki
Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (forma i termin płatności, rabat ogólny, limit kredytowy) oraz szereg innych informacji, w szczególności listę rachunków bankowych oraz osób kontaktowych. Z poziomu karty kontrahenta użytkownik może przeglądać listę dokumentów dla tego kontrahenta, ewidencję rozliczeń oraz indywidualny cennik.
 
Sprzedaż
Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury, paragony, faktury do paragonu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury proforma oraz zaliczkowe, zamówienia, oferty. Istnieje możliwość dodawania własnych definicji dokumentów. Dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach, przy wykorzystaniu definiowalnych tabel kursowych. System umożliwia pobieranie on-line tabeli kursów średnich NBP. Dostępny jest podział płatności dokumentu ze zróżnicowaniem form i terminów, a nawet płatników. Sposób numeracji dokumentów jest definiowany przez użytkownika i może być inny dla każdego typu dokumentu. System może kontrolować limit kredytowy kontrahenta i umożliwia blokowanie sprzedaży w przypadku jego przekroczenia. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży można od razu rejestrować zapłatę.
 
Zakup
Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury zakupu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury zaliczkowe, zamówienia, oferty. Rejestrując nabycie wewnątrzwspólnotowe można wystawić dokument wewnętrzny naliczający VAT należny.
 
Magazyn
System obsługuje wiele magazynów. Użytkownik standardowo może wystawiać następujące dokumenty: WZ, PZ, MM, korekty tych dokumentów, PW, RW. Dokumenty magazynowe mogą być wystawiane ręcznie, a następnie przekształcane do faktur, mogą też powstawać automatycznie podczas wystawiania dokumentów handlowych. System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową magazynu według wybranej metody rozliczania (standardowo: FIFO). Magazyn można inwentaryzować. Wynikiem inwentaryzacji są dokumenty rejestrujące rozchód niedoborów i przyjęcie nadwyżek.
 
Relacje pomiędzy dokumentami
Dokumenty mogą być wystawiane według standardowych, zdefiniowanych w systemie sekwencji, można również dodawać własne relacje. Standardowo dostępne jest generowanie zamówień z ofert, faktur z zamówień, dokumentów magazynowych z handlowych.
 
Generowanie zamówień do dostawcy
Użytkownik może przygotować zamówienie do dostawcy na podstawie danych dostępnych w systemie, takich jak stan towaru, ilość minimalna, ilości zamówione, ilość sprzedana w wybranym okresie itp.
 
Elementy zarządzania łańcuchem dostaw
Zamówienia od odbiorcy mogą być ściśle powiązane z zamówieniami do dostawcy. Przy takim powiązaniu zamówienie od odbiorcy może być zrealizowane tylko przez sprzedaż towaru przyjętego na podstawie powiązanego zamówienia do dostawcy.
 
Umowy i faktury cykliczne
System umożliwia zarejestrowanie umowy na stałą dostawę lub wykonywanie usługi z okresowym fakturowaniem. Na podstawie takiej umowy można wystawiać dokumenty sprzedaży zgodnie z ustalonym harmonogramem.
 
Kaucje
System umożliwia wystawianie dokumentów kaucji, najczęściej stosowanych do ewidencjonowania obrotu opakowaniami zwrotnymi. Do każdego towaru można przypisać schemat wyliczania ilości opakowań w zależności od ilości towaru. Dokument kaucji jest wtedy wystawiany automatycznie podczas tworzenia dokumentu sprzedaży/zakupu. Dokumenty wydania i przyjęcia opakowań rozliczają się automatycznie ilościowo z odpowiednimi dokumentami zwrotu.
 
Deklaracja Intrastat
Na podstawie wystawionych w systemie dokumentów transakcji wewnątrzwspólnotowych można wygenerować deklarację Intrastat, a następnie zapisać ją w postaci pliku zgodnego ze specyfikacją systemu zgłoszeń elektronicznych.
 
Definiowanie dokumentów i ich relacji
Użytkownik może definiować własne dokumenty handlowe i magazynowe w oparciu o standardowe definicje systemowe. Sposób działania dokumentów może być w znacznym stopniu modyfikowany w drodze zmiany licznych parametrów ustawianych indywidualnie dla każdego typu dokumentu.
 
Cechy
System pozwala na rozszerzanie zakresu przechowywanych informacji o towarach, kontrahentach, dokumentach itp. poprzez rozbudowany mechanizm definiowania cech. Cechy mogą również być użyte do grupowania towarów i kontrahentów. Można tworzyć wielopoziomowe, niezależne od siebie podziały.
 
Urządzenia zewnętrzne
System współpracuje z drukarkami fiskalnymi, terminalami płatniczymi, czytnikami kodów kreskowych, kolektorami danych, sprawdzarkami cen oraz drukarkami etykiet z kodami kreskowymi. W rozdziałach przedstawiających funkcjonalność systemu w zakresie współpracy z poszczególnymi rodzajami urządzeń znajdują się informacje o producentach, których urządzenia współpracują z systemem oraz lista modeli których działanie zostało przetestowane. Ze względu na różnorodność modeli dostępnych na rynku oraz ich pracę w oparciu o różne protokoły, przed zakupem konkretnego modelu urządzenia należy zweryfikować jego współpracę z systemem enova365 (można do tego celu wykorzystać wersję demo systemu).
 
Raporty i wydruki
Moduł Handel oferuje szereg raportów oraz zestawień analitycznych. Kilka przykładowych: sprzedaż wg kontrahentów, sprzedaży wg towarów i usług, rozliczenie dokumentów sprzedaży, dokumenty wg terminów płatności, struktura wiekowa należności.
 
Dokumenty mogą być drukowane w trybie graficznym lub tekstowym (na drukarkach igłowych).
 
Ewidencja VAT, Ewidencja Dokumentów
Wystawiane dokumenty trafiają automatycznie do rejestru VAT i do Ewidencji Dokumentów, które są źródłem danych dla księgowości i zostały opisane szczegółowo w osobnym rozdziale.
 

Różnice między wersją srebrną a złotą modułu Handel

Wersja złota wyposażona jest w stosunku do wersji srebrnej w dodatkowe mechanizmy i funkcje, między innymi:
 
  • Definiowanie nowych dokumentów
  • Definiowanie nowych relacji między dokumentami
  • Obsługa wielu magazynów
  • Wybór metody obrotu towarowego w magazynie
  • Obsługa ujemnych stanów magazynowych
  • Powiązanie towarów z magazynami poprzez filtry
  • Fakturowanie umów
  • Opiekun kontrahenta
  • Generowanie korekt rabatowych z wyliczeniem wartości
  • Zmiana parametrów zasobów (deprecjacja, zmiana ilości bez zmiany wartości)
  • Pełna obsługa partii towaru
  • Mechanizm cech – pól definiowanych przez użytkownika
 
Podręcznik opisuje przede wszystkim wersję złotą i platynową systemu. Przed zakupem należy skonsultować z integratorem lub producentem aby ustalić, czy pożądana funkcjonalność występuje w systemie i zamawianej wersji.

 

Moduły dodatkowe

Funkcjonalność modułu Handel może być rozszerzona poprzez zainstalowanie następujących modułów dodatkowych, podlegających osobnemu licencjonowaniu:
 
enova365 EDI – wymiana dokumentów w postaci komunikatów EDI pomiędzy firmami
 
enova365 Kurierzy – współpraca z systemami firm kurierskich bez konieczności logowania się do witryn internetowych kuriera
 
enova365 e-Sklepy Konektor – obsługa zamówień ze sklepu internetowego bezpośrednio w systemie enova365
 
enova365 eFaktura GreenMail24 – generowanie, podpisywanie i wysyłanie efaktury i innych dokumentów wykorzystaniem serwisu GreenMail24
 
enova365 ZebraPrinter – drukowanie etykiet na drukarkach Zebra (obsługujących standard EPL oraz ZPL) - Przed zakupem zalecamy wykonać testy wydruków na wybranym modelu
 
Funkcjonalność modułu Handel może być rozszerzona również moduły dodatkowe, nie podlegające osobnemu licencjonowaniu:
 
enova365 DYMOPrinter – drukowanie etykiet na drukarkach DYMO – Przed zakupem zalecamy wykonać testy wydruków na wybranym modelu
 
enova365 BrotherPrinter – drukowanie etykiet na drukarkach Brother – Przed zakupem zalecamy wykonać testy wydruków na wybranym modelu
 
enova365 Opłata cukrowa – naliczania opłaty cukrowej od sprzedaży napojów
 
enova365 Faktura RR – wystawianie faktur RR (zakupu od rolników ryczałtowych) oraz naliczanie wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych